ガバナー補佐は、公式訪問前２週間前までに所管のクラブを訪問し、例会前後の時間等を利用してクラブ役員との協議会を実施し、各クラブの現況や課題、クラブの目標や地区運営に関する意見等について協議するとともに、公式訪問についての事前協議を行ってください。

また、その結果を所定の様式にて公式訪問の１週間前までにガバナー事務所まで報告してください。上記は、数名のクラブ役員との懇談でも結構です。

ガバナー補佐は、公式訪問前のクラブの例会において、公式訪問の趣旨や要領、また、現状の地区運営の状況などを１０分～１５分程度、クラブ会員に対して説明し、出席を奨励してください。

1. クラブ役員との懇談会〔例会前５０分〕

   会長、幹事、会長エレクト、クラブ・ラーニング・ファシリテーター、副会長、会員増強委員長、公共イメージ委員長、クラブが課題と認識している担当委員長等、及び地区役員、インターアクト、ローターアクト提唱クラブは、各会長も出席してください。

2. 例会

   ガバナースピーチとして２５分程度時間を割いてください。プロジェクター、スクリーンの準備をお願いします。

3. クラブ協議会〔例会後６０分〕

   懇談会参加者のほか、各委員長、新入会員を義務出席とし、会員全員に出席を奨励してください。本年度は、特に地区とクラブの双方向性をキーワードとしておりますので、双方向の協議が十分できるような設営をお願いします。協議内容については以下の項目を入れてください。

   1. クラブの課題
   2. クラブの目標（特に会員増強計画）の進捗状況
   3. 地区運営に関するクラブのご意見
4. クラブ役員との懇談会、クラブ協議会の参加者の大多数が重複する場合には、どちらかの設営でも結構です。

個々のクラブあるいは複数クラブ合同の例会への公式訪問を行うこと。その際には、以下を行うため、ガバナーの出席が最大限の成果を生むような機会を選ぶようにする。

1. ロータリーの重要な問題に焦点を当て関心を持たせる。
2. 弱体クラブ、あるいは問題を抱えたクラブに関心を払う。
3. 奉仕活動参加へのロータリアンの意欲をかきたてる。
4. クラブの定款と細則が、ロータリーの組織規程を遵守していることを確認する。
5. 顕著な貢献をした地区内のロータリアンをガバナー自ら表彰する。