1. ．当委員会の役割

   当地区のガバナー事務所は前橋問屋センター会館内に固定設置されています。事務所には専 任の事務局員の入山こず江さんと佐藤由紀恵さんの２名が在籍し、各種の事務業務を担当し、 地区のロータリー活動の下支えをしています。

   ガバナー事務所の管理運営責任者はガバナーですが、当委員会は、事務局員が適正に業務が できるように環境を整え、また、事務局員に過度な負担が掛からないよう必要な調整を行い、 事務所運営に問題が発生した場合に適切に対応します。

2. 委員会の構成

   当委員会は、パストガバナーと現・次の地区幹事、地区会計長で構成されています。

3. 事務局員が行う業務事項

   以下の業務の遵守が求められます。

   1. 定時〔９：３０〕出勤と定時〔１７：３０〕退勤（残業無を目標とします）
   2. 残業・有休取得申請手続の遵守
   3. 業務日報の送信

4. ロータリアンに求められる行動

   1. 企画・立案・地区行事で使用する資料作成などはロータリアンにて行うようにして下さい。
   2. 書類の印刷等は、間際に事務局に依頼しても対応が間に合わないことがあるので、余裕を もって依頼するようにして下さい。
   3. 地区大会を除き、休日出勤の依頼はしないで下さい。また、地区大会への出勤を依頼する 場合は、代休日を予め指定し振替休日扱いにして下さい。
   4. 地区事務やロータリー関係の事務について不明な点があれば、事務局員に照会して下さい。 手助けになると思います。

5. 「ガバナー事務所管理運営規程及びマニュアル」と「委員会・ガバナー事務局業務分担表（Ａ ）」 の活用

   当地区は、2017 年に「ガバナー事務所管理運営規程及びマニュアル」を策定し、それに基づ き管理運営がなされています。また、具体的な事務分担については「委員会・ガバナー事務局 業務分担表（Ａ ）」 が作成され、地区幹事・会計長・地区副幹事と事務局担当者の委員会・セミ ナー等の担当については「地区幹事・会計長・地区副幹事・事務局業務担当（Ｂ ）」 が作成され、 これらに基づき運営がなされています。

   「委員会・ガバナー事務局業務分担表（Ａ）」を70ページに示す。

   「地区幹事・会計長・地区副幹事・事務局業務担当（Ｂ）」を136・137ページに示す。

6. 事務局員相互間における業務ローテーションの実施

   入山さん、佐藤さんとも長年勤務をされており、豊かな経験や実績をお持ちですが、将来的 なリスクに備え、全ての業務に精通していただき、担当事務に偏りがないよう業務ローテーシ ョンを実施します。

〔 2026-2027(竹中)年度 委員会・ガバナー事務局業務分担表（Ａ）〕

			委員会 委員長・副委員長・委員	担当副幹事	ガバナー	ガバナー事務局
1	企画案協議		◎	◎	◎	－
2	プログラム・次第作成		◎	○	△	－
3	会場手配		◎	○	－	△ (前橋問屋センター会館のみ)
4	案内文 作成	委員会・ セミナー	◎	○	－	－
5		出欠システム 申請者	◎	○	－	－
6	案内文 配信	委員会・ セミナー	○	○	－	◎
7		出欠システム	○	○	－	◎
8	出席者名簿の作成		◎	○	－	△
9	配布資料の作成		◎	○	△	－
10	配布資料のコピー		○	○	－	◎
11	受付		◎	○	－	－
12	司会・進行		◎	○	－	－
13	議事録作成		◎	○	－	－
14	月信への掲載記事作成		◎	○	－	－
15	月信をHPへUP		○	○	－	◎

* ◎：主管として担当　○：副主管として担当　△：必要に応じサポート